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关于企业合同管理的法律风险识别与控制探析

发布时间: 2017-08-02 来源: 集团公司风险管控部阅读量:233

企业作为一个生命体,它的运作离不开法律,不仅内部治理依赖法律法规,对外经济活动也同样需要法律保驾护航。据权威部门统计:在中国,企业平均寿命仅2.9年,每年约100万家民营企业破产倒闭,60%的企业将在5年内破产,85%的企业将在10内消亡,能生存3年以上的企业仅10%,大型企业集团平均寿命也只有78年。这些数据不禁让人震惊,为何中国企业的寿命如此短暂?仔细分析,经营者风险防范意识缺失、企业风险管理不到位是主要原因。

企业风险包括政策、法律、财务、市场等风险,从笔者观察的情况看,很多企业处境艰难的主要原因是在企业经营管理中法律风险没有得到足够重视。在企业设立、运营及存续的期间,法律风险无处不在,其中与合同相关的法律风险控制与管理对企业的影响尤为明显。本文将以此为主题,结合合同订立、合同履行、合同终止的三个阶段来分析企业合同管理的风险识别和控制。

一、合同订立方面的法律风险

合同订立是合同双方动态行为和静态协议的统一,它既包括缔约各方当事人在达成协议之前进行洽谈的整个动态过程,也包括缔约各方达成合意、确定合同的主要条款及最终签订协议的静态结果。

(一)合同主体的资格、履约能力审查

合同订立前对合同相对方主体资格及履约能力的审查,是合同订立环节风险控制的第一步,合同主体资格和履约能力是合同签订前隐蔽的风险。与主体资格不适合当事人或代理人签订合同,可能使企业面临合同无效或效力待定的法律风险;与履约能力不足的当事人或代理人签订合同,可能导致合同不能履行,合同目的无法实现,最终将导致企业承担因该合同未履行产生的经济损失的风险结果。

风险控制措施:与自然人签订合同,首先要识别其是完全民事行为能力人、限制民事行为能力人、无民事行为能力人。与限制民事行为能力人签订合同应保证合同内容与其年龄、智力精神状况相适应或由法定代理人代理或征得法定代理人同意;与无民事行为能力人签订合同,应当由其法定代理人代为签订。

与自然人签订合同不仅需要核实基本信息,还需要掌握该自然人财产状况、并要求对方提供财产证明,对合同履行有特殊要求的,还需核实相对人是否具有履行本次合同所需的技术和设备条件。

与法人签订合同主要审核以下几方面:

1.企业主体资格审查。

一般企业主体资格确定,以营业执照为准,必要时可实地考察或电话确认。

2.企业的法定代表人或代理人资格审查。

与企业的代理人签订合同时,应审慎审查具体签约人的代理资格、代理权限是否有授权委托书或证明信等身份证明,授权委托书要作为合同附件予以保留。

3.企业履约能力审查。

合同签订前必须对相对方履约能力进行调查,调查包括一般资信调查和合同履行能力调查,包括一般资信调查和履约能力调查,一般资信包括该企业的行业地位、商业信誉、财务报表上体现的盈利能力等,合同履行能力包括合同相对方是否具有履行合同义务的资质和条件等。

(二)合同主体名称不准确引发风险

我国《企业名称登记管理实施办法》、《公司登记管理条例》以及其他相关法规对企业的名称作出了规定,企业应当依法选择自己的名称、该名称具有唯一性,并应申请登记注册,为避免因合同主体名称错误而使企业面临义务主体难以确定的风险在签订合同时首先审查合同中各方主体的名称表述是否完整,以及该名称与工商行政管理部门登记的一致,并应在合同尾部加盖企业公章,以增强证明力,在合同签订后发现合同主体名称与企业实际名称不一致的,应及时与对方协商变更原合同或得到对方的书面确认。

(三)合同标的物条款瑕疵

实践中,可能会出现对合同标的物约定不明的情形,此情形一旦被对方利用,可能导致争议的发生。主要包括合同未约定标的、标的不合法或标的约定不明,这可能导致合同不成立、合同无效或合同不适当履行等。

风险控制措施:1.审查标的物合法性。企业在签订合同前,应审查合同标的是否合法、是否为法律法规禁止或限制转让的标的物,或者该标的物的流转是否需要履行相关的手续。

2.审查标的物权属。在对标的物进行约定时,如果涉及标的物的给付,应对标的物权属进行审查。标的物为不动产的,可以通过查询相关登记核实,标的物权属以及是否存在抵押质押等负担。

3.使用恰当的标的物名称。为保证合同中标的物唯一性,标的物名称应使用正式名称,特别是在合同中首次提到要使用全称。

(四)相关条款约定不明

合同当事人对合同质量条款、合同价款及履行期限、履行地点、履行方式等条款约定不明,很容易导致合同双方产生争议,使企业面临违约或成本增加的风险。例如,质量验收事项约定不明,主要体现在(1)验收地点没有明确约定是在供方还是需方所在地,企业面临验收成本及风险转移时间后延的风险;(2)验收时间未约定或约定不明的,在需方故意拖延验收情形下,可能使企业增加产品保管费用及增加产品毁损灭失的风险;(3)合同中对验收费用承担以及验收方式约定不明也将不同程度增加企业面临纠纷风险;(4)合同中未对验收不合格的后果、质量认定途径予以明确约定,不仅影响合同履行,同时对产品不合格造成损害的责任承担产生争议。

风险控制措施:对合同质量标准、价款、履行时间、期限、地点、方式等条款作出明确约定,避免产生任何歧义,在涉及价款,时间、期限等条款上最好能够以数字表述,如在支付期限上,最好确定某年某月某日或某年某月某日之前。

(五)约定不可抗力条款

不可抗力在实务中往往作为合同的免责条款予以约定,在履行合同过程中,因不可抗力的发生往往具有偶然性,这也是导致实务中很多企业在订立合同时鲜有考虑不可抗力的情形,并大多未对不可抗力相关事宜作出约定。如果简单地按照法律规定约定不可抗力条款,一旦就该条款发生争议,将分配风险、确定责任的权力交给法院,会给当事人的权利义务增加更多的不确定性。

风险控制措施:1.依合同性质,对不可抗力范围作出约定。实践中可采用(1)概括式,即如由于不可抗力的原因,不能履行合同或迟延履行合同一方不付违约责任。(2)列举式,逐项列举方式对不可抗力事件种类予以列明。(3)综合式,将上述两种方式结合,并对不可抗力作出一些兜底性的概括性约定。

2.明确不可抗力通知期限。

3.对不可抗力发生时的减损义务及减损费用承担作出约定。

4.对合同解除权行使作出系统约定。我国《合同法》将不可抗力的发生作为合同法定解除情形之一,但前提是合同目的已不能实现,不可抗力不必然导致合同全面解除,可部分解除,或在合同中约定待不可抗力消除后再履行。

(六)违约责任条款的具体设置

实务中经常看到:一方违约需向守约方承担违约责任或按法律规定承担违约责任等类似条款。这种既没有约定违约金具体数额,又没有约定违约金计算方法的条款,在发生违约纠纷时将难以适用。

风险控制措施:1.明确约定违约责任条款。当事人在合同中应明确一方违约时应当根据违约情况向对方支付一定具体数额的违约金,或者约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。

2.违约金额约定适当。无论采取具体违约金额还是违约金设置方法,都应该根据违约情况来确定。在设立违约金条款时不宜将违约金定得过低或过高,对违约金最高限额原则上不宜超过合同标的额30%

3.在合同中保留解除合同权利,当事人在签订合同应在违约责任条款中对违约责任的法律后果明确约定,对违约达到某种程度应保留解除合同权利。

(七)格式条款的效力瑕疵

在实践中,往往会出现一个合同条款由强势一方预先拟定并重复使用,不允许合同的另一方修改而只能选择接受与否的,该条款被认定为格式条款。在设定格式条款时会产生以下风险:

1.格式条款违反合同自由与公平原则,由于格式合同限制了合同自由的原则,在经济交往中,签订合同的双方往往是有强有弱,强势一方通过拟定不公平的格式条款来达到自己目的,这很大程度会因违反公平原则从而影响合同效力。

2.免责条款有违法律规定。《合同法》第53条规定:“合同中的下列免责条款无效:(一)造成对方人身损害的;(二)因故意或过失造成对方财产损失的。”第40条规定,提供格式条款一方免除其责任,加重对方责任、排除对方注意权利的,该条款无效。

3.合同条款解释不一。《合同法》第41条规定:“对格式条款有两种以上解释的,应当作出不利于提供格式条款一方的解释。”根据格式条款法律规定可知,格式条款和非格式条款不一致的,应当采用非格式条款。

风险控制措施:1.践行合同自由原则与公平原则。

作为格式合同提供方的企业在与相对方签订格式合同时,必须坚持合同自由原则,公平合理地确定合同相对方权利义务,不得利用自身优势地位,将意志强加给对方,损害对方权益,否则在出现纠纷时,会增加该条款被认定无效的后果。

2.在签订合同时,接受方仔细审阅格式条款说明与告知义务;提供方应采用合理的方式提请对方注意免除或限制责任的条款,并按对方要求,对该条款予以说明,通常可采用醒目字体、字号表明并提醒相对人注意。

3.避免合同条款对格式条款理解不一。企业在制定与格式条款不一致的合同条款时,应充分重视其中的风险。特别在特许经营合同中,各条款之间是一个相互联系有机整体,合同条款一经制定,通常不能随意变更,若就某一条款进行变更,应履行申请审批程序,防范上述风险。

二、合同履行方面的法律风险

(一)合同履行不能的法律风险

履行不能是在合同履行过程中,债务人由于某种原因,事实上已不可能履行债务。履行不能的原因主要有法律上的履行不能或事实上的履行不能。履行不能的原因不同,其法律后果也不同。根据履行不能的原因不同可分为:1.因可归责于债务人的事由导致的履行不能。是指履行不能是由于债务人原因造成的,债务人应负因履行不能部分的违约金、损害赔偿金。

2.因不可归责于债务人的事由导致的履行不能。在因不可归责于债务人的事由导致的履行不能时,债务人同样能免除原债务履行,且无需承担债务违反的法律责任。

风险控制措施:1.一方出现履行不能或存在履行不能的可能时,另一方可行使不安抗辩权,中止履行。《合同法》第68条规定“应当先履行债务的当事人,有确切证据证明对方有下列情形之一的,可以中止履行:(一)经营状况严重恶化;(二)转移财产、抽逃资金,以逃避债务;(三)丧失商业信誉;(四)有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形”。

2.按法定程序解除合同。根据《合同法》第68条、94条规定,在一方不能履行时,合同相对方可以行使合同解除权,从而使双方的法律关系归于消灭。

3.主张违约责任和损害赔偿责任。债务人因自身原因导致合同履行不能的,债权人可向债务人主张违约责任或损害赔偿责任。

(二)拒绝履行的法律风险

拒绝履行是在合同履行期限到来以后,一方当事人无正当理由拒绝履行合同规定的全部义务。

风险控制措施:1.主张先履行抗辩或同时履行抗辩或者解除合同。《合同法》第66条、第67条对同时履行抗辩权和先履行抗辩权做出了规定,在合同履行过程中如果负有先履行或同时履行合同义务一方未予履行,则守约方有权拒绝对方的履行要求。在合理期限内违约方仍未履行的守约方可以行使解除权。

2.追究对方的违约责任。根据合同约定,在对方无正当理由的情形下拒绝履行合同时,守约方可追究对方的违约责任。

(三)合同履行不当的法律风险

合同履行不当主要包括1.迟延履行的法律风险。迟延履行是合同当事人的履行违反了期限的规定。2.部分履行的法律风险。在部分履行中,债务人虽然履行了合同中的部分义务,但履行不符合合同约定或存在不足。

风险控制措施:在合同一方迟延履行义务中,可与对方协商,催告履行合同义务,给予一定的合理期限,若迟延履行造成损失的可要求对方赔偿损失、继续履行,若导致合同目的不能实现的,可通知对方解除合同。在催告过程中往来的函件、资料应妥善保存。

在履行合同过程中,出现部分履行的,首先要注意对合同部分履行的判断,合同是否属于“未履行”,其次,未履行能否影响合同订立的目的,在此基础上正确行使法律赋予抗辩权,根据不同情况要求对方承担违约责任或解除合同。

(四)合同不当变更的法律风险

实践中,当事人在订立合同时,有时不可能对涉及合同的所以问题都做成明确约定,经常会出现以重签或补充协议方式变更合同,同样会存在诸多法律风险,包括1.未协商一致变更合同。2.合同变更内容约定不明确3.合同变更未遵循法定程序和方式。

风险控制措施:1.变更合同时,需要合同双方或多方协商一致。在原合同的基础上达成新的协议。2.合同内容变更明确。特别对履行期限、履行方式、履行地点等重要内容变更,必须予以明确约定。3.选择恰当的程序和方式。对于特殊事项合同,需查明是否要经过审批机关审批,并采取书面的方式保留。

三、合同终止方面的法律风险

合同终止是合同当事人在合同关系建立以后,因一定法律事实的出现,使合同确立的权利义务关系消灭。在合同终止后,当事人仍应根据交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

(一)未履行后合同义务

所谓后合同义务,指在合同关系终止后,当事人仍应遵循诚实信用原则,根据交易习惯履行后合同相关义务,以维护给予效果,并协助对方处理合同终了的善后事务。主要是依据诚实信用原则应负有某种作为或不作为的义务,包括协助、通知、保密、注意、说明等,该义务不随合同履行结束而结束,仍受时效和条件制约。

风险控制措施:1.后合同义务确定是诚实信用原则。诚信原则要求民事主体在从事民事活动时,应当诚实守信,以善意的方式履行其义务,不得滥用权利及规避法律或合同义务。后合同义务范围应当根据交易习惯来确定,如采购货物时除了要求在质保期内履行维修保养义务,仍然可以在合同条款中约定质保期后服务条款,由出卖人提供专业服务,买受人以优惠的价格支付人力费、材料费等。

2.在劳动合同中,企业往往会与劳动者签订保密协议、竞业禁止协议、劳动者不得将在履行劳动合同过程中所获取的商业、技术秘密泄露给外界,当劳动合同终止后,当事人人负有保守商业秘密的义务,泄露商业秘密仍要承担民事责任。

(二)合同解除的法律风险

合同解除是指已生效合同尚未履行完毕的情况下,通过协议或一方行使解除权导致合同效力提前消灭,双方权利义务关系终止。合同解除包括协商解除、约定解除和法定解除。

法定解除权情形:(1)因不可抗力致使不能实现合同目的;(2)在履行期限届满之前,当事人一方明确表示或以自己的行为表明不履行主要债务;(3)当事人一方迟延履行主要债务,经催告后在合理的期限仍未履行;(4)当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的;(5)其他情形。

风险控制措施:1.为防止出现合同被解除情形,应当谨慎订立合同,对解除权条款做好事先预估,设置对自身有利的解除条款、解除方式。

2.重视合同履行时间节点的控制,尤其是时效强的合同,明确约定履行时间,在未按照合同约定履行时,可通过邮件、短信、传真等方式进行催告,并保留催告的证据。

3.及时行使解除权、减少自身损失。解除权性质属于形成权,适用除斥期间,必须在合理的期限内行使。合理期限有的散见于特别法,如《保险法》中保险人的30日解除权,其余要结合合同的目的、交易习惯来确定。

4.合同解除的法律后果及主张。合同解除权行使后,往往伴随预期履行等违约情形,就会涉及解除的后果与责任承担,守约方可以向违约方主张赔偿损失,最大限度维护自身权益。

企业合同管理水平与企业的核心竞争力息息相关,在合同执行过程中,往往因为信息不集中、实时性不强,导致合同事前风险防范难,事中风险控制难、事后风险控制难,影响企业正常运转,本文结合《合同法》相关规定在合同运行的各个阶段总结分析可能出现风险及控制措施,旨在为集团公司及子公司提供参考依据,防范风险发生,为企业发展保驾护航。

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